Introduction: Andreas Iseli hat mich zum Thema Intranet und Internet interviewt und den folgenden Beitrag verfasst. Er hatte letztes Jahr für die Swisscom Unternehmenskommunikation in meinem Auftrag für das Projekt "CoffeeTime" die notwendige Software entwickelt. "CoffeeTime" ist eine Intranet Applikation die registrierte Benutzer einander zum Kafi zulost - also Networking in Reinkultur :-). Übrigens:
Andreas hat auch immer ein offenes Ohr für neue Projekte, doch hier zuerst mal sein Artikel.
Firmenhomepages von heute – Intranet und Internet, ein Labyrinth?Viele Firmen investieren heutzutage sehr viel Zeit in die Entwicklung von professionellen und vielseitig anwendbaren Intranet- und Internetseiten. Lohnt sich aber dieser Aufwand? Hat man den richtigen Weg eingeschlagen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie vorgehen müssen und wo die Stolpersteine liegen.„Alle sind mit dem Webauftritt zufrieden“ – Wer diese Aussage machen kann, hat entweder etwas falsch gemacht oder Mitarbeiter und Kunden ohne Ansprüche. Vergleichen wir es doch einmal mit der Formel 1. Jedes Team will das schnellste sein. Neuste Technologie und enorme finanzielle Aufwendungen sind das Resultat. Und trotzdem gewinnt man nicht jedes Rennen – und nicht jeden Sponsor! Genauso läuft es in unserer IT Branche, dem Web. Es ist nicht die neuste Technologie, die uns zum Erfolg bringt, sondern viel mehr die Vielseitigkeit, Anwendbarkeit und Attraktivität unserer Seiten.
Also lassen wir den Motor durchstarten, denn Intranet- und Internetseiten sind, sofern man sie richtig einzusetzen vermag, sehr effiziente Kommunikations- und Arbeitsplattformen. Diese haben aber meist einen sehr grossen Umfang und man muss aufpassen, dass die Übersicht nicht verloren geht und so Informations- sowie Arbeitsfluss gehemmt werden. Um die Funktionalitäten und Effizienz dieser Seiten zu gewährleisten, stellt man heute so genannte „E-Communications Specialists“ ein.
„Die Inhalte müssen spezifisch für Zielgruppen aufgearbeitet werden, frei nach dem Motto: der Kunde/Mitarbeiter ist König!“
So Reto Stuber, „E-Communications Specialist“[1] der Swisscom Unternehmenskommunikation. Eben so wichtig wie die Kundenorientierung ist das Corporate Design, um einen konsistenten Auftritt der Firma zu erreichen.
Beispiele Corporate Design
- Cascading Stylesheets (z.B. fixe Linkfarbe, Textgrösse)
- Definierte Bedienelemente
- Fixes Layoutraster
- Definierte Navigationsstrukturen
Im Internet werden Sie gefunden
Eine Internetseite hat das primäre Ziel, Besucher anzulocken und diese möglichst auch gleich als Kunden zu gewinnen. Ein klare Menustruktur und eine gute Übersicht sind hier sehr wichtig. Wir wollen ja nicht, dass sich die Besucher verirren, sondern sofort die für sie interessanten Inhalte finden. Es drängt sich vor allem bei grossen Firmen fast von alleine auf, dass hier die verschiedenen Geschäfts-Bereiche getrennt werden. Hierfür empfiehlt sich das Verwenden von Subdomains und einer direkten Verlinkung auf der Startseite.
Das Augenmerk liegt jedoch nicht nur auf dem Layout. Ein Firmenauftritt im Internet ist wie eine Visitenkarte des Unternehmens und sollte möglichst perfekt sein. Rechtschreibefehler müssen vermieden werden (z.B. durch ein Vier-Augenprinzip). Heikle Inhalte lässt die Swisscom vor der Veröffentlichung sogar vom hauseigenen Rechtsdienst überprüfen (so genanntes „Clearing“).
Ihre Internetseite ist, oder wird in Zukunft, eine der ersten Anlaufstelle für alle Kunden sein. Das Internet ist heute so fest verbreitet, da kann es sich eine Firma kaum leisten, keine eigene Webseite zu haben.
Natürlich ist dabei extrem wichtig, dass je nach Anwendungsbereich eine leistungsstarke Hardware als Grundlage und ein Internetanschluss mit nahezu 100% Onlinezeit zur Verfügung stehen. Für kleinere Firmen empfiehlt es sich oftmals, bei einem professionellen Anbieter einen Webhosting Dienst zu mieten, statt sich teure Serveranlagen zu kaufen und das dafür benötigte Wissen selbst aufzubauen. Bei grösseren Firmen lohnt sich eine eigene Infrastruktur aber auf jeden Fall, denn somit ist auch die Grundlage für das Intranet vorhanden.
Das Intranet ist Ihre Chance
Die meisten Firmen nutzen ihr Intranet dafür, ihre Mitarbeiter über alles Mögliche und Unmögliche zu Informieren. Das Intranet bietet aber eine viel grössere Fülle an Möglichkeiten an, als bloss News zu verteilen. Haben Sie schon einmal versucht über das Intranet neue Dienste ihres Unternehmens von den Mitarbeitern testen zu lassen? Statt neue Produkte aus dem Nichts direkt an den Markt zu bringen, erhalten sie auf diese Weise wertvolle Feedbacks und wissen schon bald sehr viel besser, wie ihre Dienstleistungen ankommen wird.
Umgekehrt gehört es sich aber überhaupt nicht, interne News ins Internet zu schreiben. Schon bloss das Firmengeheimnis und rechtliche Rahmenbedingungen untersagen dies. Bei börsenkotierten Unternehmen gelten zudem noch strengere Richtlinien.
Investieren Sie die Zeit lieber in nützlichere Dinge, um Ihr Intranet zu einer richtigen Arbeitsplattform aufzupeppen. Informationen sind gut, aber: zielgruppenspezifische Informationen sind besser! Die Konkurrenz schläft nie, also warten sie nicht zu lange. Das Intranet sollte also zur optimalen Unterstützung der Mitarbeitenden weiterentwickelt werden.
Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, ein internes Wikipedia aufzubauen, welches durch alle Mitarbeiter aufgebaut wird und so das Wissen des Unternehmens hilfreich dokumentiert? So könnten sich alle Mitarbeiter schneller und effizienter bei Problemen selbst helfen und wirkliche wichtige Informationen oder auch Anleitungen sind ständig verfügbar.
Wir haben von Herrn Stuber erfahren, dass die Swisscom die Entwicklung des internen Adressbuchs namens „Group Directory DirEx“ ins Intranet gebracht hat. Hier kann jeder Mitarbeiter sofort jeden anderen suchen, findet dort seine Adressen, Telefonnummern und sogar Anfahrts- und Zugspläne für die jeweiligen Standorte! Vorbei ist das ewige Kopieren von Informationen vom Outlook in unhandliche Internetformulare. Es reicht ein Mausklick, und man hat sofort sämtliche Informationen, die man benötigt. Sogar private Sofortnachrichten (Instant Messages) oder SMS lassen sich direkt an die Mitarbeiter verschicken, ohne Outlook zu öffnen. Somit erspart man sich nicht nur viel Zeit, sondern auch viel Ärger mit redundanten oder falschen Daten, und hat trotzdem eine direkte Integration ins Outlook.
Dies waren nur einige Beispiele, wie Sie ihr Intranet und die Kommunikation innerhalb der Firma weiter optimieren können. Weitere typische Intranetanwendungen sind:
- News und Informationen (neu auch über RSS Newsfeeds)
- Internes Bestellwesen
- Reservationen (Räume, Geschäftsautos, Beamer,…)
- Planer für Anfahrtswege oder Sitzungstermine
- Wikis, Foren, FAQ’s, neu auch Blogs
- Kontakte zu Support & Hotline(Teils mit direkter VoIP Integration)
- Interne Sonderangebote(bei Mitarbeitern immer sehr beliebt)
Wo ist der Unterschied?
Eine Internetseite sollte klar eine reine Kundenplattform sein. Die Firma präsentiert sich und ihre Aktivitäten hier und bietet den aktuellsten Support (Bedienungsanleitungen, Kontakt, News, Updates, Statusabfragen, …) sowie die aktuellsten Produkte oder Dienstleistungen an.
Das Intranet hingegen sollte die Interaktion mit und unter den Mitarbeitern fördern, indem es ihre Zusammenarbeit unterstützt und erleichtert. Zur Verfügung stehende Tools erleichtern zwar den Alltag, müssen aber immer mit entsprechenden Schulungs-massnahmen an die Mitarbeiter gebracht werden.
Worauf man achten sollte
- Nicht nur weil wir hier in der Schweiz sind, nein auch weil es die heutige Gesellschaft verlangt, sollte man darauf achten, die Inhalte eines Internetauftrittes in mehreren Sprachen zu präsentieren. Es darf nicht ausser Acht gelassen werden, dass vor allem in grösseren Firmen oft mehrere Sprachen gesprochen werden. Dem sollte dann auch das Intranet Rechnung tragen.
- Ganz klar zu betonen ist, dass dies auch immer eine Aufwands-, respektive Kostenfrage ist. Das Übersetzen von Texten und Dokumenten geschieht nicht von Zauberhand und verlangt einiges an Investitionen ab und hat meistens auch eine Verzögerung des ganzen Prozesses zur Folge. Der Aufwand wird sich aber lohnen, sobald Sie mehr fremdsprachige Kundenkreise ansprechen wollen.
- Im Intranet ist zudem zu beachten, dass die Informationsflut meistens extrem viel grösser ist als im Internet. Hier lohnt es sich nur bedingt, alles zu übersetzen. Besser man präsentiert den Inhalt nur in zwei Sprachen, dafür aber korrekt und konsequent.
- Übrigens: Achten Sie darauf, dass es immer nur einen zentralen Verantwortlichen für die Inhalte gibt. Es heisst nicht umsonst: „Mehrere Köche verderben den Brei“!
- Und: Machen Sie Kunden- und Mitarbeiterumfragen. Es wird sich auf jeden Fall lohnen und ihnen ein wertvolles Feedback zu ihrem Webauftritt geben. Und dies ist oft weitaus günstiger als externe Berater mit dieser Fragestellung zu beauftragen!
Redaktionelle Personalisierung mit Microsoftprodukten
Mittlerweile sind, nicht nur im Intranet. sondern auch auf Internetseiten Logins und Kundenbereiche zum Standard geworden. Durch das Beobachten vom Benutzerverhalten und der Möglichkeit, dass sich die Benutzer Ihre Seiten personalisieren können, ergibt sich ein sehr viel effizienterer Gebrauch der dargebotenen Informationen und Dienstleistungen.
Vor allem im Intranet werden dadurch die „Closed User Groups“, was soviel wie geschlossene Benutzergruppen heisst, sehr beliebt. Die von Microsoft zu Verfügung gestellte „Active Directory“ (eine Benutzertabelle) ermöglicht es, dass sich Benutzer im ganzen internen Netzwerk anhand nur eines Logins eindeutig identifizieren können. Dazu gehören auch die schon angesprochenen Abhängigkeiten zwischen Intranetseiten und Outlook. Microsoft verkauft fertige Lösungen mit schon vorhandenen Schnittstellen, weshalb es sich geradezu anbietet, Microsoftprodukte zu verwenden. Dadurch ist es überhaupt kein Problem, über das Intranet die Outlookdaten abzurufen und zu modifizieren. Dies erleichtert nicht nur den Mitarbeitern das Leben, sondern auch die ganze Administration und Verwaltung.
Das Ganze hat nur einen Haken: es ist sehr teuer und nicht jede Firma kann sich diesen Kostenaufwand leisten. Dafür hat man dann aber einen guten Support vom Hersteller und eine homogene Umgebung, welche reibungslos funktioniert und problemlos mit allen anderen Microsoft Produkten interagieren kann.
UNIX - Die billige Alternative
Aufgrund der hohen Lizenzkosten verzichten viele Firmen auf Microsoftprodukte und arbeiten dafür mit kostengünstigen oder sogar kostenfreien UNIX-Produkten.
Hier jedoch fehlt die sehr effiziente „Active Directory“, weshalb ein Einsatz in grossen Firmennetzwerken (Intranet) bislang nicht ohne weiteres machbar ist.
Der Einsatz für Internetzwecke ist jedoch bedenkenlos möglich und ist auch für grosse Firmen eine gute Alternative.
Programmieren gehört sich auch
Natürlich müssen die Internet- und Intranetseiten auch programmiert werden. Laut Reto Stuber basiert der Grossteil der Intranet und Internetseiten der Swisscom auf Microsoft Technologien. Es kommen dabei sowohl Standardprodukte wie das Microsoft Content Management System wie auch auf ASP.NET basierende Eigenentwicklungen zum Einsatz. Die grossen Vorteile sind bei beiden Varianten die Kompatibilität, sowie die vorhandenen Personalisierungsmöglichkeiten und die schon sauber abgestimmten Schnittstellen.
Doch gibt es auch starke Konkurrenz für ASP.NET, nämlich Java in Form von JSP und PHP. Beide Programmiersprachen besitzen unterdessen die Fähigkeit, mit Microsofts .NET Framework zu interagieren und einige vorhandene Schnittstellen anzusteuern. Leider sind diese Möglichkeiten bislang beschränkt und verhindern eine effektive Nutzung. Sieht man sich das Ganze aber einmal ohne die Abhängigkeiten an, so hat man mit PHP eine sehr schnelle Programmiersprache, welche vor allem bei kleinen Firmen sehr beliebt ist, da sich damit einfachere Webseiten in viel kürzerer Zeit entwickeln lassen.
JSP dagegen ist etwas langsamer, bietet dafür aber eine viel grössere Palette an Möglichkeiten an. So ist JSP zum Beispiel bei der Postfinance (z.B. Yellownet) seit je her die Standardwebsprache.
Meistens ist es die Kostenfrage, welche die verwendete Software bestimmt. Natürlich ist es auch immer eine Frage der eigenen Vorzüge. Für Firmenhomepages empfehlen sich generell einfach handhabbare Content Management Systeme, welches es auch als Open Source Software (z.B. Zope, Typo3) gibt.
SharePoint - Das bringt die Zukunft
Microsoft hat mit Windows SharePoint Services [2] eine neue Basistechnologie für Portalseiten auf den Markt gebracht. Diese Technologie ermöglicht die Bildung von virtuellen Arbeitsbereichen, auf denen Mitarbeiter zielorientiert und gemeinsam an Aufgaben und Projekten arbeiten können („Collaboration“). Dies bedeutet, dass auf dem Server mehrere Teil- und Unterprojekte definiert werden können, wobei jeder einzelner Teil von bestimmten Mitarbeitern oder Teams bearbeitet werden kann. So können die einzelnen Webseiten einfacher in Zusammenarbeit erstellt werden.
Das Ganze basiert auf einer zentralen Einstiegsseite, welche alle hierarchisch darunter liegenden Webseiten steuert und verwaltet. So hat man immer seine Hauptseite und einen fixen Faden zu allen vorhandenen Unterseiten.
Microsoft hat damit keine Innovation auf den Markt gebracht, jedoch ein überaus effizientes und an Funktionen reiches Paket geschnürt (CMS, DMS, Suche, Wikis, Blogs, Portal, Publikationsprozess, und vieles mehr), welches die Bürokommunikation und die elektronische Zusammenarbeit der Zukunft bestimmen wird.
Autor: Andreas Iseli
Quellenangaben
[1] Interview mit Reto Stuber, Swisscom, vom 22.06.2006
[2] http://www.innovativetimes.ch/Default.aspx?tabid=134
