Spam Attack - mit Fun Faktor

Ich erhalte jeden Tag ein paar Dutzend Vicodin Spam Mails - unglaublich dass es immer noch Leute geben soll, die da dann auf Shopping Tour gehen.

Aber heute gab es wieder ein Spam-Mail, dass mich Schmunzeln liess - vielen Dank an den automatischen Übersetzer!

ReplyButler.de - danke für Deine Unterstützung!

Dies ist ein durch hallimash vermittelter, honorierter Eintrag

Endlich habe ich einen Butler! Genauer gesagt, den ReplyButler. Dabei handelt es sich um ein Tool für Microsoft Outlook mit einer simplen Aufgabe: E-Mails schneller beantworten und damit wertvolle Zeit zu sparen.

Direkt in Outlook werden mir dabei zur jeweiligen E-Mail passende Textbausteine vorgeschlagen. Neben dem eigentlichen Outlook-Fenster öffnet sich dafür ein zweites Fenster, welches die zur Beantwortung passenden Texte anzeigt. Automatisch wird auch die entsprechende Anrede, gleich mit dem richtigen Namen, sowie die Grußformel am Ende der Mail eingefügt.

Das Programm erkennt die verwendete Sprache und generiert die Antworten in der selbigen. 13 europäische Sprachen werden dabei unterstützt (Deutsch, Englisch, Dänisch, Finnisch, Französisch, Holländisch, Italienisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Schwedisch, Spanisch und Ungarisch). Das Programm bringt schon über 100 fertige Textbausteine mit sich - man muss sich also nicht alles aus den Fingern saugen.

Doch der ReplyButler hat noch mehr zu bieten als nur Textbausteine! Der Benutzer wird erinnert, wenn er versehentlich den im Mail versprochenen Anhang vergessen hat. Die beantworteten E-Mails werden automatisch in den dazu passenden Ordner gesichert, und über eine manuelle/automatische Suche können Menüs oder Hotkeys eingefügt werden. Außerdem lassen sich E-Mails auch per Knopfdruck zeitverzögert versenden, wie im Screenshot und im Video schön dargestellt wird.


Die aktuelle Version läuft unter Windows 98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista zusammen mit Outlook 2000/2002/2003/2007. Unter http://www.replybutler.de kann eine kostenlose Freeware Edition heruntergeladen werden, viel Spaß.

Kontaktschlacht mit LinkedIn, XING, Facebook, Outlook und Konsorten

Ich habe mal versucht, meine verschiedenen Online Adressbücher zu konsolidieren.

• XING bietet den Export als VCF Datei für das Mobiltelefon an, mittels http://labs.brotherli.ch/vcfconvert/ kann das dann ins praktischere CSV Format umgewandelt werden.
• Facebook bietet den Export einiger Daten (keine E-Mail Adressen!) über die Applikation FriendCSV an. Alternativ kann auch die Synchronisation mittels Outlook durch Fonebook erfolgen. E-Mail Adressen aus Facebook exportieren geht gar nicht, diese werden als Bilder gespeichert und sind heilig (ausser man versucht die Kuh mit diesem Hack zu schlachten).
• LinkedIn ist am praktischsten – man klickt einfach auf http://www.linkedin.com/addressBookExport und wählt aus, in welchem Format man seine Kontakte haben will.
• Outlook, Windows Mail und Hotmail bieten ebenfalls die Möglichkeit, einen Export der Kontakte als CSV Datei zu erstellen.

Nun muss ich nur noch diese Exporte sinnvoll vermengen und Dubletten aussortieren, hat jemand einen Tipp wie das effizient gemacht werden kann? :-S

Outlook: endlich keine geblockten Attachments mehr!

Outlook Attachments, die sich "dank" der Sicherheitseinstellungen nicht öffnen lassen - wer kennt das nicht? Doch damit ist jetzt Schluss, denn die Website Attachment Security hilft da mit eine geschickten Plugin weiter. Bei Bedarf hat auch Microsoft selbst noch Details zum Umgang mit E-Mail Anhängen. Ach ja, das Ganze hilft natürlich nicht bei den Attachments, die bereits auf dem Server vom geblockt werden.

Tipps & Tricks fürs Office #3 - Keep your Inbox clean!

Ich bin immer auf der Suche, wie ich die täglichen Arbeiten effizienter und effektiver gestalten kann, damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. Einen grossen Schritt habe ich seit meinem Jobwechsel gemacht, ganz einfach weil die Situation es erforderte. Der Bearbeitung von E-Mails gehört ein stattlicher Teil meiner Arbeitszeit. Eine wichtige Lektion die ich gelernt habe: Keep your Inbox clean!

Warum? Erstens ist es übersichtlicher und zweitens stolpert man nicht immer wieder über offene Pendenzen. Pendenzen sollen abgearbeitet werden, aber schön geordnet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit - wie es Präsident Eisenhower lehrte. Also macht es keinen Sinn, seine Inbox ohne Priorisierung zu gestalten.

Ich habe für mich aktuell folgende Lösung umgesetzt:
Einen "open Issues" Ordner, in dem alle nicht sofort erledigten und archivierten Mails schön kategorisiert und priorisiert landen (Lesen, Beantworten, Abwarten).
Gesendete E-Mails werden bei Bedarf (Antwort abwarten, Nachhaken) ebenfalls einer Kategorie zugeteilt und mit einem "Flag" zur Nachverfolgung versehen.

Alle diese E-Mails werden über einen Suchordner im Outlook dann sozusagen als Pendenzenliste nach Kategorien angezeigt. Der Vorteil bei dem Suchordner ist, dass erledigte Elemente entsprechend abgehakt werden und dann automatisch aus dem Suchordner verschwinden und im "Open Issues" Ordner auf eine Archivierung warten.

Bei wichtigen Issues mache ich zusätzlich noch einen Reminder und/oder blockiere im Kalender die entsprechende Zeit für die Bearbeitung.

Wem das zu abstrakt ist, der werfe eine Blick auf das Instruktionsvideo. Weitere Tipps gibt's bei "Overcome Email overload".

By the way, was sind Eure Überlebensstrategien im digitalen E-Mail-Dschungel?

Tipps & Tricks fürs Office #2

Schluss mit dem Diktat der E-Mails! Wer kennt es nicht, das Bedürfnis alllzeit in die Inbox zu kucken und die ankommenden Mails im Rekordtempo zu beantworten? Doch was bringt es denn unter dem Strich? Die Erwartungshaltung der Gegenüber steigt, dass Mails immer im Akkord abgearbeitet werden, der Mailende setzt sich selber unter unnötigen Druck.

Denn aus etwas Distanz betrachtet macht es durchaus Sinn, E-Mails differenzierter im Sinne der Wichtigkeit und Dringlichkeit zu betrachten. Was wichtig UND dringlich ist wird sofort behandelt, Dringliches wenn möglich delegiert und Wichtiges gut durchdacht (und manchmal auch "gelagert" und noch eine Nacht darüber geschlafen). Was weder wichtig noch dringlich ist muss über die Klinge springen und landet im Papierkorb. Und wer jetzt denkt "das Schema kenne ich doch" - genau, Präsident Eisenhower lässt wieder einmal grüssen!

Und noch eine Fussnote zum Schluss: Statt das E-Mail Programm dauernd geöffnet zu haben und bei jeder eingehenden Nachricht im aktuellen Arbeitsprozess gestört zu werden empfiehlt es sich, täglich mehrere "E-Mail Sessions" einzuführen und die restliche Zeit das E-Mail Programm nicht aktiv zu haben. Die Produktivität wird sich verbessern, garantiert! Und wer will kann das seinem Umfeld auch entsprechend kommunizieren.

Tipps & Tricks fürs Office #1

Hier ein paar praktische Tipps&Tricks, man lernt nie aus ;-)!

• Präsentationsmodus im Powerpoint: die Taste F1 (Hilfe) zeigt alle möglichen Optionen, bspw. schwarzer/weisser Bildschirm, direkt zu Folie X springen,...
• Internet Explorer: einfach "Shift" beim Klicken auf einen Link gedrückt halten und die Zieladresse öffnet sich in einem neuen Fenster.
• Outlook: Eine Notiz lässt sich innert Sekunden mit der Tastenkombination SHIFT+STRG+N erstellen und wird nach dem Beenden mittels ESC direkt im Ordner "Notizen" gespeichert.
• Excel: Wie man eine "Timeline" macht ist hier detailliert beschrieben.
• Windows Explorer: Digitale Fotos beispielsweise lassen sich alle mit dem selben Namen und einer fortlaufenden Nummer benennen, siehe hier.