Einmal Mr. Intranet ...

Obwohl ich nun schon bald 2 Jahre eine neue Funktion inne habe und nicht mehr für das Intranet bei Swisscom zuständig bin holt es mich immer wieder ein – und das ist gut so!

Bis nächsten Freitag wird für den Intranet-Fachkongress "Swiss Intranet Summit" noch ein Rabatt von knapp 50% auf den regulären Eintrittspreis im Rahmen eines "Save the Date"-Angebots gewährt. Ich war am letzten Event als Liveblogger dabei und habe einiges mitnehmen können. Also, Interessierte können sich unter http://www.intranet-summit.ch/konferenzprogramm.html anmelden, and: hope to see you there!

Mehr Details und Konferenzprogramm hier.

Intranet Forum: Intranet 2.0 braucht Enterprise 2.0

Nach dem Intranet 2.0 Forum in Zürich stellen sich ein paar Fragen, die im Panel "Ask the experts" diskutiert wurden:

Wie starte ich nun, wenn ich nächsten Montag im Büro bin?

Finde die Leute, die heute die neuen Möglichkeiten des Web 2.0 bereits nutzen und bringe diese zusammen – und dann „evangelize“ die Organisation!

Wie schaut das Intranet denn in ein paar Jahren aus, wie werden die Massen an Content gehandelt?

Ein Ansatz ist, dass Intranet Homepage nur noch ein Suchfeld hat, und dazu keine weitere Struktur. Ein anderer Ansatz ist, dass es keine „Einstiegsseite“ mehr gibt, sondern jeder Mitarbeiter seine personalisierte Startseite hat.

Wie beeinflusst das Intranet die Organisation in Zukunft?

Die persönlichen Netzwerke werden generell viel wichtiger, das Organisationschart wird in den Hintergrund treten. Mitarbeitende müssen mehr miteinander zusammenarbeiten, dafür ist ein Verständnis der Technologien nötig. Die jungen Leuten, welche neu ins Erwerbsleben einsteigen, erwarten die neuen Technologien und der zugehörige Mindset in den Unternehmen. Wer nicht liefert, hat im Kampf um die neuen klugen Köpfe bereits verloren.

Nebst mir haben auch einige andere Leute noch etwas zum Anlass geschrieben:

• Internal Relations (Leila Summa)
• INJELEA (Frank Hamm)
• Text Gold (Saim Alkan)
• Namics (Jürg Stuker)
• Frogpond (Martin Koser)

Danke an dieser Stelle nochmals für die Einladung, hat Spass gemacht!

Intranet Forum: Herausforderungen und Lessons Learned bei der Umwandlung eines globalen Mitarbeiterporals zu einem Intranet 2.0

Juan Figuerola-Ferretti (Blog hier), seines Zeichens Vodafone Group Services Mitarbeiter, zeigt die Herausforderungen und Lessons Learned bei der Umwandlung eines bestehenden globalen Mitarbeiterportals zu einem Intranet 2.0 auf. Als Einführung zeigt er die technologische Landschaft auf, die aus folgenden Elementen besteht:

• Teamrooms & Wikis
• Enterprise Portal
• DMS
• Applications wie eLearning, Survery, People- & Expert finder,...)
• Data Sources
• Synchronous Collaboration
• Desktop & E-Mail

Soweit, so gut - doch die fehlenden "social networking" Möglichkeiten führen dazu, dass die Mitarbeitenden sich ausserhalb des Vodafone Intranets orientierten. Uupps...

Um auch interne Möglichkeiten zu bieten, hat Vodafone sich auf Knowledge Management und Communication orientiert, frei nach dem Motto: Search for knowledge, through people networks!

"OxMox", die Homebase für die Wissensarbeiter bei Vodafone umfasst Social bookmarking, den Upload von Expertise, Social networking und nicht zuletzt Fun! Die Live Demo der Lösung war beeindruckend!

Was sind die Lessons learned?

• Das Tool muss "social" sein, sprich: die nötige Ingredienz, welches die Leute immer wieder auf die Seite führt und Spass macht.
• Es soll informellen Beziehungen fördern und die sozialen Netzwerke auch in das richtige Leben bringen.
• Der Effort der Teilnehmer soll gewürdigt werden, wer mitmacht wird belohnt.
• Es muss einen Mehrwert für die Teilnehmer mit sich bringen.
• Alerting für bestimmte Funktionen helfen dabei.

Coole Sache...ich will auch so ein Teil bei uns in der Firma!

Intranet Forum: "Best practices" für Wikis

Jürg Stuker, seines Zeichens CEO von Namics, spricht aus seinen Erfahrungen von über 20 Wiki Projekten. Die Präsentation findet sich hier im Namics Blog.

Die Technik sagt "Wir haben das Wiki bereits aufgesetzt." Gut, was will man mehr? Eine Menge, denn ein Wiki ist eben nicht alles - ist es

• …ein Portal, weil es personalisierte Informationen bietet
• …ist ein CMS, weil es HTML Inhalt editierbar macht
• …ist ein Document Management System, weil es Dokumente verwaltet, versioniert und deren Historie abbildet
• …ist ein eCollaboration Tool, weil verschiedene Personen am gleichen Dokument gearbeitet haben
• …ist ein Forum, weil Inhalte kommentiert/diskutiert werden können
• …ist eine Textverarbeitung, weil sie Word und PDF Dokument generieren können

Ein Wiki soll nicht die EierlegendeWollmilchsau sein, sondern Profil haben.
Für Jürg ist bei Wikis das Magische, dass das aktuelle Dokument immer am selben Ort zu finden ist. Ausserdem können die Inhalte von allen Usern editiert werden, die Änderungen sind protokolliert und es ist nachvollziehbar, wer der Autor war. Ausserdem lassen sich Benachrichtigungen bei Änderungen einrichten und das Ganze läuft im Browser.

Erfolgreiche Einsatzgebiete eines Wikis sind im Bereich

• Planung und Koordination
• Ideenentwicklung
• Spezifikation (im Sinne des "Ringen um die besten Ideen")
• Wissensmanagement

Wie grenzen sich die vielfältigen kollaborativen Tools denn voneinander ab? Das wurde hier bereits von Jürg Stuker dokumentiert.

Tipps zum erfolgreichen Wiki Einsatz

• Grundsatz: Es geht primär um Menschen! Wikis schaffen gewollt eine sehr hohe Transparenz und damit auch eine neue Art Wettbewerb
• Es ist kein Mikro Management, aber klare Spielregeln müssen gegeben sein.
• Ängste müssen aktiv im persönlichen Gespräch adressieren (nicht aber im selben Medium).
• Das Ziel ist es, möglichst viele Stimmen zu einer Position zu erhalten.
• Reaktion auf Veränderung ist wichtiger als die Einhaltung eines Plans.
• Jeder soll den Inhalt des höchsten Chefs korrigieren dürfen - das Ergebnis soll über der Hierarchie.
• "Hidden agendas" sind verboten, gezielte Information ist nicht das Ziel - alle User sollen allen Usern jede Information zur Verfügung stellen wollen.
• Es benötigt eine Kultur des Vertrauens und Respekts.
• Keine Zugriffs- oder Editierbeschränkungen, alle Informationen sind im Wiki zu finden.
• Gewisse Sachen kann man delegieren - aber nicht alle, da bei Änderungen der Name hinterlegt wird. Deshalb sollte jeder User seine Inhalte selbst schreiben und nur persönliche Usernamen und E-Mailadressen genutzt werden.
• Es braucht einen Wiki Gnome, der im Hintergrund agiert, kleine nützliche Änderungen macht (Tippfehler, Layout,...) und dafür sorgt dass alles rund läuft - ohne dafür den grossen Applaus zu erhalten.
• Die Reichweite muss aktiv erzeugt werden, indem Information bspw. zentral im Wiki abgelegt werden
• Es ist wichtig, einen Sponsor zu haben, denn der Erfolg stellt sich nicht morgen ein. Auch lassen sich grundlegende Konzepte nicht einfach im Lift erklären.

Ich muss jetzt Schluss machen, Wiki basteln geht vor ;-).

Intranet Forum: Social media im Unternehmensumfeld bei der British Telecom

Richard Dennison, Intranet and Channel Strategy Manager bei der British Telecom zeigt, wie "social media" im Unternehmensumfeld adaptiert werden kann. Der Blog von Richard ist unter http://richarddennison.wordpress.com/ zu finden - lesenswert!

Vor 5 Jahren war BT eine Telefoniefirma, nun geben die Business Services den Ton an und BT spielt in einer anderen Liga. Das Intranet bei BT ist rund 12 Jahre alt, wurde jedoch nicht Technologie-getrieben entwickelt, sondern durch eine Informationsvision. Es ist eines des grössten Intranets weltweit, das dezentral gemanagt wird. Vor 2 Jahren waren es 10 000 Publisher, nun sind es 160 000 Mitarbeitende die Informationen publizieren können. Das Intranet ist DAS zentrale Arbeitsinstrument bei BT.

Um die soziale Interaktion zu fördern wurde ein Ethos entwickelt: kein anonymes Posting - sag was Du willst - aber übernimm' die Verantwortung dafür!

Ein Beispiel ist BTpedia, das Wikipedia der britischen Telecommunication: die interne Wissensdatenbank und Community.

Oder BTNews: über 150 Feeds auf dem Corporte News Desk, ein "Your space" Bereich (zum Fotos hochladen, Announcements (Geburtstage, Parties,...), etc.)

Und natürlich gibt es auch einen RSS Feedreader!

Podcasting ist das einzige Tool, dass eine technische Barriere mit sich bringt - es wird ein Zusatzgerät für die Aufnahme benötigt.

Im August 2006 wurde der erste Blog öffentlich gelauncht, intern bloggte die Nummer 2, Andy Green mit seinem Team auf einem MOSS 2007 System zur Freude der Mitarbeitenden. Neu wird Wordpress als interne Blogplattform aufgebaut.

Das interne Wiki Tool ist Confluence, wo bereits über 300 000 Seiten vorhanden sind.

Auch ein internes "Social Networking" wurde aufgebaut. Leider so erfolgreich, dass das System zusammen brach. Auf Basis einer neuen Technologie wird nun ein zweiter Versuch gestartet.

Lessons learned beim Einsatz von "social media" im Corporate Umfeld:

• Nicht auf die Risiken fokussieren, sondern auf den Nutzen!
• Start small and build slowly! Die Benutzer sollen die Richtung und Geschwindigkeit diktieren.
• Binde die Benutzer so früh wie möglich ein - suceed or fail quickly ... and cheaply!
• Binde Legal, HR, Security etc. ein und zeige auf, dass es bei der Einführung von "social media" Funktionen nicht um eine Revolution geht, sondern um eine Evolution.
• Realistische Erwartungen setzen, um Enttäuschunge zu vermeiden
• Den Enthusiasmus der Enthusiastischen nutzen - vor allem wenn es "Seniors" sind.

Intranet Forum: RSS zur Optimierung der Enterprise Communication

Unter dem Motto "Using RSS for optimizing Communication in the Enterprise and driving traffic to the Intranet" zeigt Stephane Cheikh (sein Blog Online Tools, Collaboration and Knowledge Management hier) von der SITA (Societe Internationale des Télécommunications en Aéronautique), was für ein Tool sie eingeführt haben. SITA ist global tätig, mit 4000 Mitarbeitenden werden 1800 Kunden an über 220 Ländern betreut.

Das Problem: "Corporate Spamming", jeder kommunizierte über Newsletters und füllte die Mailboxen. Die Lösung: ein Newsbereich im Intranet, wo alles zusammen geführt wurde.

Problem gelöst? Not at all! Die Leute nutzten diese Möglichkeit viel zu wenig. Auf Nachfragen kam heraus, dass die Mitarbeitenden sich News "abonnieren" wollen und nicht immer schauen müssen, ob was Neues aufgeschaltet wurde. Was wäre dafür besser geeignet als RSS-Newsfeeds?

Deshalb wurde ein RSS Reader evaluiert. Das sollte aber kein Browser-basiertes Tool sein, kein Online RSS Reader und auch keine im Mail integrierte Lösung. Die Software "Skinkers" wurde als interne "SITA Desktop Alert" Lösung an alle Benutzer ausgerollt. Die Implementation war aber überhaupt nicht einfach: interne Widerstände von Mitarbeitenden und Management, 6 Monate bis das Tool zum Standard Sofware Package gehörte, rechtliche Issues (alle Mitarbeitenden müssen von bestimmten Informationen erreicht werden) etc.

Die Resultate lassen sich sehen:

• 25% der Newscenter Leser kommen über einen Newsfeed
• Steigerung der Newscenter Besucher
• Rund 50% der Mitarbeitenden konfigurierten ihre News und Alerts
• Die versendeten Newsletter wurden um 75% reduziert
• Aber: rund 1/3 der Mitarbeitenden hat das Tool nicht im Einsatz, sprich es ausgeschaltet. Und diese wieder auf den Zug zu bringen wird sehr schwierig.

Was kommt als nächstes? Für Stephane ist klar, dass die Leute weiter mit den neuen Möglichkeiten vertraut gemacht werden müssen. Auch kommen durch Leute von aussen weitere Anforderungen an kollaborative Plattformen, denen Rechnung getragen werden muss. Es gibt viel zu tun, packen wir's an.

Intranet Forum: Ajax und Web 2.0-Technologien im Intranet

Silvio Galfetti von der PARX Werk AG zeigt auf, wo das Potential von Ajax und Web 2.0-Technologien in einem bestehenden Intranet genutzt werden kann.

Folgende Fragen sollen beantwortet werden:

• Wo macht denn Ajax Sinn?
• Wo kann der User unterstützt werden?
• Welche Funktionen sind wichtig, wo passieren Fehler (im Benutzerprozess)?
• Wo wird eine schnelle Antwort erwartet
• Wo ist der Nutzen am grössten

Dabei gilt es immer, die User zu unterstützen und nicht zu behindern sowie ein ganzheitliches Konzept über das gesamte Intranet zu erstellen. Die Bereiche Usability, Design, Informationsarchitektur und Technologie müssen dabei berücksichtigt werden. Doch bevor einsteigen hier kurz die wichtigsten Merkmale von Ajax Applikationen:

Usability

• Die richtige Anzahl Features hinzufügen (Keep in mind: User hat sich an das bisherige gewöhnt, wie ist der Reifegrad/Maturität des Intranets, Stufenweise einführen und weiter entwickeln, neue Features erklären und Hilfe anbieten)
• Neue interaktive Seitenelemente (Heute: Buttons, Formulare, Links; Morgen: Schieberegler, Layer, editierbare Elemente, maussensitive Flächen,…)
• Dem User aufzeigen was sich geändert hat (mögliche Veränderungen innerhalb einer Seite sind Resultate einer Eingabe, Success/Error Meldung, geänderte Inhalte innerhalb einer Seite, Layer mit Hilfe Texte,...).
• Um dies besser aufzuzeigen sollten Kontrastfarben einsetzen, den geänderten Bereich hervorheben oder Meldung nahe Mauszeiger.

Design

• Zusätzliche Elemente entwickeln unter Berücksichtigung von Corporate Identity & Corporate Design (CI/CD)
• Erweiterunge des bestehenden Styleguides
• Konsistentes Verhalten: Das Design Element soll immer die gleiche Funktion haben
• Das Design soll die Applikation unterstützen

Informationsarchitektur

• Die Konzeption basiert nicht mehr auf Seiten, sondern auf Teilbereichsebene
• Die Planung erfolgt auf Basis eines Prozesses, sprich in mehreren Schritten
• Einfluss auf Navigationskonzept, Seitenhierarchie, Krümelnavigation,…

Technologie

• Konzeptionelle Überlegungen: welches Framework soll gewählt werden?
• Abhängig von eingesetzter Technologie im Intranet, resp. Vorlieben der Entwickler
• Entwicklungsaufwand initial nicht unterschätzen, laufende Entwicklung bringt leicht mehr Aufwand
• Debugging erschwert, da der Code teils nicht mehr im Seitenquellcode ersichtlich sind und schwerer interpretierbar werden
• Wichtig: Testen, testen, testen!

Es wurden verschiedene Beispiele aus der Praxis am Beispiel des Sunrise Intranets aufgezeigt, bspw. die das Auto-Ausfüllen von Feldern im internen Adressbuch. Dies erlaubt ein sichereres Ausfüllen, weniger Tippfehler

Unter dem Strich bieten die Ajax Möglichkeiten einiges an Mehrwert aus Benutzersicht. Die Konzeption der Funktion und Technologie muss Hand in Hand gehen, initial muss auch genug Zeit eingerechnet werden für das Testen!

Und bitte nicht alles auf einmal, sondern schrittweise einführen -> Weniger ist mehr! Zu guter Letzt ist Ajax kein Selbstzweck und darf nicht zu Spielereien verleiten. Die Maxime ist, dass immer der Usernutzen im Vordergrund stehen muss.

Intranet Forum: vom Webmaster zum moderierenden Wissensmanager

Wie wird aus Information denn eigentlich Wissen? Dieses Wissen, welches heute bereits als 5. Produktionsfaktor genannt wird? Es gibt verschiedene Wege, doch das Intranet kann - richtig eingesetzt - dazu dienen, mehr davon zu generieren. Dies geschieht, indem bestehende Informationsquellen neu verbunden und aggregiert werden.

Das Intranet ist dem Internet immer einen Schritt hinten drein, und versucht die Web Entwicklungen innerhalb der Unternehmen zu adaptieren. Doch das Web 3.0 stehe schon vor der Tür, heisst es: das semantische Web, welches die Bedeutung der Inhalte erkennt und anhand der Nutzerprofile zuweisen kann.

Diese evolutionäre Entwicklung führt dazu, dass der Webmaster sich vom Architekten zum Raumplaner, sprich vom Webmaster zum Wissensmanager, entwickelt. Nicht mehr die Tiefe ist entscheidend, sondern die Zusammensetzung dieser Landschaft - ohne alles immer neu zu erfinden.

Der Webmaster

• Erfasst
• Redigiert
• Veröffentlicht
• Kontrolliert
• Formatiert

Der Wissensmanager hingegen

• Moderiert
• Motiviert
• Missioniert
• Modelliert

Der Wissensmanager soll dafür sorgen, dass die richtigen Informationen zum passenden Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung steht. Und das Rezept dafür ist simpel: Nicht alles aufs Mal wollen, sondern Neues in kleinen Schritten einführen.

Intranet Forum: Wanted! Mitarbeiter 2.0 - wenn Technologien auf Nutzer warten

Leila Summa, Head of New Media Communications von Cablecom, zeigt auf wie man den Mindset der Mitarbeitenden mit einem "Intraweb" auf die neue Welt ausrichten kann.

Leila selbst bezeichnet ihre Aufgabe als eine Mischung zwischen Human Resources und Unternehmenskommunikation. Sie hat bei cablecom das Intraweb eingeführt. Im Vordergrund steht für Sie der Mindshift bei den Mitarbeitenden, sprich wie die intrinsische Motivation verändert werden kann dass sicher Mitarbeiter vollumfänglich mit dem Unternehmen identifiziert und partizipiert - vom Employee 1.0 Richtung Mitarbeiter 2.0, sozusagen:

Sie sieht das Intraweb als Stimmungsbarometer, welches die produktive Mitarbeitergemeinschaft schafft und den Dialog über Hierarchiestufen hinweg ermöglicht - jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, auf der Plattform Fragen zu stellen. Ihre Sicht ist nicht nur auf den Mitarbeitenden ausgerichtet, sondern auch auf die Kunden.

Alles gut und recht, doch Manager wollen ja auch Zahlen sehen. Mit dem Intraweb konnten verschiedene qualitative und quantitative Ziele erreicht werden:

Rund 25% der Mitarbeitenden von cablecom haben bereits gebloggt (Total: 1600 Mitarbeitende bei cablecom Schweiz), nicht schlecht find' ich! Zwar nicht ganz ein so hoher Prozentsatz wie beim Internetdienstleister Namics, wo laut Urs Bucher rund 80% der Mitarbeitenden bereits gebloggt haben, aber ist ja auch eine andere Branche.

Die cablecom ist im Bereich Intranet vielen Firmen meilenweit voraus und hat erkannt, dass dies ein fundamentales Instrument für den Mindchange Richtung Enterprise 2.0 ist.

Intranet Forum: Strategie für Intranet 2.0 - so macht man das!

„Einen wunderschönen guten Morgen“, das wünscht den Teilnehmern Thomas Koch von der Kongress Media. Nach ein paar einleitenden Worten kam Stephan Schillerwein zu Wort.

"Web 2.0 ist ein doofer Begriff", meint Stephan. Er suggeriere nämlich eine Versionierung, analog der herkömmlichen Software Versionierung wie bspw. der Windows und Office Programm. So soll es aber nicht sein, oder um es mit den Worten von Tim o' Reilly zu sagen: "The web as a platform, not an application!"

Wie bringt man jedoch die chaotischen und teils sogar anarchistischen Ansätze des Web 2.0 in eine Intranet 2.0 Strategie? So viel vorne weg, ein Patentrezept gibt es nicht. Unterstützung kann dem geneigten Leser Kollege Schillerwein aber bieten, er beschäftigt sich seit über 10 Jahre mit dem Thema Intranet und berät Unternehmen in diesem Bereich - Details unter http://www.schillerwein.net/.

Der Teufelskreis des (un)-strategischen Intranet Managements kann durchbrochen werden - wie zeigen die folgenden Zeilen!

Es gibt "Bedrohungen" für Intranets, die sich aber als Chance erweisen wenn man sie geschickt in die Strategie integriert.

• Mitarbeiterportale (bspw. SAP Portal)
• Web 2.0 Anwendungen (bspw. Media Wiki)
• Collaborationsplattformen (bspw. Sharepoint, MOSS)
• Mobility

Für die Strategieerarbeitung müssen die richtigen Grundsteine gelegt werden, indem

• die richtigen Personen beteiligt werden,
• andere relevante Strategien berücksichtigt werden (bspw. Geschäftsstrategie),
• die Bedürfnisse (der Benutzer, des Managements,…) verstanden werden,
• die Resultate gemeinsam erarbeitet werden und damit die Akzeptanz geschaffen wird,
• nicht zuletzt die Unternehmenskultur berücksichtigt wird.

Macht man die Strategie nur nebenbei? Auf keinen Fall, "Getting approval for doing the (strategic) roadmap was a project in itself." (Christina Carron, Biogen Idec).

Doch was ist das Intranet, was kann für die Strategie berücksichtigt werden? Folgende Pfeiler liegen einem Intranet zu Grunde:

• Communication
• Content
• Collaboration
• Culture
• Cross functions
• People
• Processes

Stephan schlägt vor, wie ein Aktienmanager an sein Portfolio heranzugehen und mit "Übergewichten" und "Reduzieren" von verschiedenen Faktoren die Strategie für das Intranet und dessen Zukunft zu gestalten. Ein schöner Ansatz und ein gutes Schlusswort, wie ich finde.