Erfahrungsbericht: Videokonferenz online im Zug

Im Zug von Zürich nach Bern hatte ich Bedarf nach Connectivity. Was lag da näher als den kürzlich neu lancierten Dienst „Online im Zug“ mittels WLAN zu nutzen? „So what“, denkst Du vielleicht, denn mit Mobile Unlimited war das ja auch schon möglich. Stimmt, aber die dafür notwendige Hardware/Abo musste man sich zuerst beschaffen.

Ich habe die Gunst der Stunde genutzt, meine Mails synchronisiert, dann meine neue Webcam eingestöpselt und den Kollegen via Instant Messaging zu einer ad-hoc Konferenz eingeladen. Mal schauen ob das klappt, dachte ich mir. Nach Startschwierigkeiten bei der Konfiguration der Webcam auf der Gegenseite (kein Ton) funzte es – Ton und Bild waren da, in brauchbarer Qualität.
Damit sind wir also dem mobilen Büro einen Schritt näher gekommen, denn: trotz all’ der bereits verfügbaren technischen Möglichkeiten müssen diese dann (sofort) da sein wenn man sie benötigt, und natürlich intuitiv zu nutzen sein. Und 4.- pro Stunde liegt ja auch noch drin vom Pricing.

Gratis Schmankerl zum Wochenbeginn - Buch für erfolgreiches Projekt Management zum Download

Wer kommt heute schon um das Thema "Projekt Management" herum? In vielen Bereichen gehört das längst zum Alltag, trotzdem werden Projekte oft mangelhaft (durch)geführt.

Es lohnt sich also, Bescheid zu wissen! Dafür empfiehlt sich das 300 Seiten starke Buch von Roman Heimbold "Endlich im grünen Bereich! Projektmanagement für jedermann", welches kostenlos hier als pdf-Datei heruntergeladen werden kann!

You are what you eat oder auch "Garbage in = shit out"

"Just as modern man consumes both too many calories and calories of no nutritional value,
the modern knowledge worker eats data both in excess and from the wrong sources."

Gut gebrüllt, Löwe! Das Zitat stammt aus dem Manifest (pdf)"The Low-Information Diet: How to Eliminate E-Mail Overload & Triple Productivity in 24 Hours" von Tim Ferris und ist natürlich sehr lesenswert, warum würde ich sonst darauf verweisen ;-).

Weniger Arbeit, mehr Erfolg - so geht's (to be confirmed)

Der Imgriff Blog greift das neue Buch "The 4-hour workweek" von Tim Ferris auf. Cleveres Kerlchen, hat das Pareto Prinzip (80%/20% Regel) und auch das Parkinson'sche Gesetz (zu verrichtende Arbeit braucht immer die Zeit die vorgegeben ist) auf sein Business angewandt. Nun hat er die Zeit, zu tun was er schon immer wollte (Tango tanzen, Kampfsport, Buch schreiben,...).

Take aways sind:

- Arbeite bewusst weniger - und mache mehr, was Du willst

- Gönne Dir weniger Information und dadurch weniger Ablenkung

- Lagere wo möglich und sinnvoll Arbeiten aus oder delegiere diese (neudeutsch "Outsourcen")

-> Mehr praxisorientierte Tipps hat Brian Oberkirch auf Lager

Wer mehr wissen will besuche den Blog von Tim Ferris, seinen Artikel im Fortune Small Business Magazine (ab Seite 47) oder den Podcast von der SXSW Conference - oder bestelle ganz einfach sein Buch bei Amazon.

Homo interuptus - Unterbrechungen in der heutigen Arbeitswelt und wie man trotzdem effizient und effektiv arbeiten kann

Die New York Times hat schon vor längerem beleuchtet, dass wir "Information Worker" laut einer Studie der University of California ca. alle 11 Minuten in unserem Arbeitsfluss unterbrochen werden. E-Mail, Telefon, Instant Messaging, Kollegen etcetera sind die Sünder. Müssig zu sagen dass es wieder dauert, bis man sich dort orientiert hat, wo man gerade VOR der Unterbrechung dran war und welcher Gedankengang sich entwickelte...

Produktivität wird heutzutage hochgehalten, doch es ist nicht alles Gold was glänzt. Ist es produktiv wenn ich mich dauernd an mein Handy hänge um zu sehen ob neue Mails eingetroffen sind um diese dann im Rekordtempo zu Tag und Nachtzeit zu beantowrten? Wohl kaum, doch trotzdem ist das "Crackberry" allgegenwärtig.

Was können wir dagegen tun?Als erstes müssen wir uns diesem Verhalten bewusst werden, und dann helfen klassische Methoden: Rückzug (in eine ruhige Ecke) oder Angriff (Kopfhörer rein, Instant Messaging ausschalten, Telefon umleiten, "Sorry, jetzt keine Zeit - schick mir einen Termin mit Traktandenliste, ...). Der Fluch der Sache ist, dass diese "Unterbrecher " uns psychologisch aufbauen, wir fühlen uns wichtig und werden gebraucht.

Doch im Sinne der eigenen Arbeitsmethodik und Effzienz sollten wir uns gut überlegen, ob wir nicht einfach auch mal nicht erreichbar sind, um uns "ununterbrochen" den wichtigen Dingen zuzuwenden. Rezept:

1. Nicht unterbrechen lassen
2. Wichtig und Dringlich unterscheiden (siehe Eisenhower Prinzip)
3. Und um es mit Pareto zu sagen: "In 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit können 80 % der Aufgaben erledigt werden. Die restlichen 20 % der Aufgaben benötigen 80 % der zur Verfügung stehenden Zeit." Da müssen wir uns überlegen ob wir die restlichen 20% der Aufgaben wirklich in Angriff nehmen müssen oder ob wir diese Zeit nicht sinnvoller investieren können!

VoIP – was bringt’s im Unternehmensweiten Einsatz denn wirklich

Das Thema Voice over IP (VoIP) ist in aller Munde, die Erwartungen der Auftraggeber und Benutzer sind klar: jederzeit verfügbar und stabil muss die Lösung sein, und die Funktionen herkömmlicher Telefonie selbstverständlich abdecken. Doch damit nicht genug! Zusätzliche Vorteile liegen auf der Hand.

• Transparente Übersicht aller anfallenden Kosten
• Einsparungen gegenüber bisheriger Telefonielösung
• Investitionsschutz
• Preiswerter Unterhalt
• Konvergente, flexible “State of the Art“ Lösung
• Zukunftsorientierte Technologie
• Umfassende Features
• Produktivitätssteigerung

Wie kann nun ein solches Projekt zum Erfolg geführt werden?
Ich sehe eine Unterteilung in die Bereiche Architektur, Projekt und Betrieb vor.

• Die Architektur muss grundsätzliche Fragen klären (Produkte, Funktionen, Mobile Integration, ...).
• Das Projekt muss fokussiert die gesteckten Ziele avisieren.
• Der Betrieb muss den Support sicherstellen und gleichzeitig aber auch den VoIP Service weiter entwickeln.

Hilfestellung gibt’s in dem Buch „VoIP for Dummies“, resp. „Mobile Workforce for Dummies“.

VoIP und Konvergenz - Stand der Dinge

Ich hatte die Gelegenheit an den Telematiktagen in Bern das Business Forum zum Thema „Voice over IP: jetzt den Anschluss sichern“ zu besuchen. Da ich mich aktuell mit dieser Thematik intensiv beschäftige eine gute Gelegenheit, ein bisschen über den Gartenzaun zu schauen.

Doch zwischen Begriffen wie Computer Telephony Integration (CTI),Unified Communication, Collaboration, Software as a Service, Security, Presence Information, Tele Presence und so weiter und so fort war vorerst kein Durchkommen zum Kern der Sache möglich. Bis ich begriff dass unter dem Begriff VoIP all‘ die schönen Dinge subsummiert werden, die ungeduldige Web 2.0 Junkies schon lange als selbstverständlich ansehen.
Die Verschmelzung zwischen Voice, Data und Video steht endlich vor dem Durchbruch.

Doch damit nicht genug, die „Konvergenz“ passiert auf vielen Ebenen. So beispielsweise zwischen Festnetz und Mobilnetz, zwischen Applikationen, im Bereich von privatem Umfeld und Business, zwischen Sprache und Daten – oder anders gesagt: der Stein für eine Virtualisierung zwischen Plattformen, Applikationen, Technologien und Identitäten wurde ins Rollen gebracht.

Damit wird auch der Microsoft Leitspruch „Any time, any where, any device“ Realität werden, die zur Verfügung stehende Vielfalt der Kommunikationskanäle tut ihr übriges dazu. Sage Research hat im 2006 eruiert, dass 52% unterschiedliche Medien nutzen um jemanden zu erreichen, 22% aufgrund mangelhafter Kommunikationsmöglichkeiten Deadlines verpassen und 36% nicht beim ersten Kontaktversuch erreicht werden können. In der schönen neuen Welt gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Müssig zu erwähnen dass es aber noch ein paar Jährchen dauert bis es soweit ist.

Oder um es mit den Worten des CTOs von AT&T zu sagen: "“(Vo)IP is like PacMan – it will swallow everything."

Tipps & Tricks fürs Office #3 - Keep your Inbox clean!

Ich bin immer auf der Suche, wie ich die täglichen Arbeiten effizienter und effektiver gestalten kann, damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. Einen grossen Schritt habe ich seit meinem Jobwechsel gemacht, ganz einfach weil die Situation es erforderte. Der Bearbeitung von E-Mails gehört ein stattlicher Teil meiner Arbeitszeit. Eine wichtige Lektion die ich gelernt habe: Keep your Inbox clean!

Warum? Erstens ist es übersichtlicher und zweitens stolpert man nicht immer wieder über offene Pendenzen. Pendenzen sollen abgearbeitet werden, aber schön geordnet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit - wie es Präsident Eisenhower lehrte. Also macht es keinen Sinn, seine Inbox ohne Priorisierung zu gestalten.

Ich habe für mich aktuell folgende Lösung umgesetzt:
Einen "open Issues" Ordner, in dem alle nicht sofort erledigten und archivierten Mails schön kategorisiert und priorisiert landen (Lesen, Beantworten, Abwarten).
Gesendete E-Mails werden bei Bedarf (Antwort abwarten, Nachhaken) ebenfalls einer Kategorie zugeteilt und mit einem "Flag" zur Nachverfolgung versehen.

Alle diese E-Mails werden über einen Suchordner im Outlook dann sozusagen als Pendenzenliste nach Kategorien angezeigt. Der Vorteil bei dem Suchordner ist, dass erledigte Elemente entsprechend abgehakt werden und dann automatisch aus dem Suchordner verschwinden und im "Open Issues" Ordner auf eine Archivierung warten.

Bei wichtigen Issues mache ich zusätzlich noch einen Reminder und/oder blockiere im Kalender die entsprechende Zeit für die Bearbeitung.

Wem das zu abstrakt ist, der werfe eine Blick auf das Instruktionsvideo. Weitere Tipps gibt's bei "Overcome Email overload".

By the way, was sind Eure Überlebensstrategien im digitalen E-Mail-Dschungel?