Ich bin immer auf der Suche, wie ich die täglichen Arbeiten effizienter und effektiver gestalten kann, damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. Einen grossen Schritt habe ich seit meinem Jobwechsel gemacht, ganz einfach weil die Situation es erforderte. Der Bearbeitung von E-Mails gehört ein stattlicher Teil meiner Arbeitszeit. Eine wichtige Lektion die ich gelernt habe: Keep your Inbox clean!Warum? Erstens ist es übersichtlicher und zweitens stolpert man nicht immer wieder über offene Pendenzen. Pendenzen sollen abgearbeitet werden, aber schön geordnet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit - wie es Präsident Eisenhower lehrte. Also macht es keinen Sinn, seine Inbox ohne Priorisierung zu gestalten.
Ich habe für mich aktuell folgende Lösung umgesetzt:
Einen "open Issues" Ordner, in dem alle nicht sofort erledigten und archivierten Mails schön kategorisiert und priorisiert landen (Lesen, Beantworten, Abwarten).
Gesendete E-Mails werden bei Bedarf (Antwort abwarten, Nachhaken) ebenfalls einer Kategorie zugeteilt und mit einem "Flag" zur Nachverfolgung versehen.
Alle diese E-Mails werden über einen Suchordner im Outlook dann sozusagen als Pendenzenliste nach Kategorien angezeigt. Der Vorteil bei dem Suchordner ist, dass erledigte Elemente entsprechend abgehakt werden und dann automatisch aus dem Suchordner verschwinden und im "Open Issues" Ordner auf eine Archivierung warten.
Bei wichtigen Issues mache ich zusätzlich noch einen Reminder und/oder blockiere im Kalender die entsprechende Zeit für die Bearbeitung.
Wem das zu abstrakt ist, der werfe eine Blick auf das Instruktionsvideo. Weitere Tipps gibt's bei "Overcome Email overload".
By the way, was sind Eure Überlebensstrategien im digitalen E-Mail-Dschungel?
3 Kommentare:
Ordner im Outlook sind sowas von Web 1.0... ;-) Seit ich nur noch 2 ordner habe (Inbox + Archive) spare ich massenhaft Zeit die sonst fürs Mailsortieren draufgehen. Die Tasks verwalte ich mit der "flag" Option und wenn ich was Suche habe ich Copernic UND GDS. Damit fahre ich nun seit über einem Jahr sortier- und stressfrei.
Ich habe heute ein paar Artikel über Emails und wie man damit besser umgehen kann gefunden. Dabei habe ich mich an dein altes Posting (1 Monat alt) erinnert. Vielleicht interessant für dich: http://www.43folders.com/2006/03/13/inbox-zero/
Die Tips und Begründungen sind z.T. brutal, aber "Keep your Inbox clean" ist ähnlich wie "Inbox Zero".
Disclaimer:
Die Tips sind OS-unabhängig, aber der Typ is Mac User. Also nix da von wegen Werbung für M$ und Outlook. Aber du bist ja "geistig offen" ;-)
Hey, thanks a lot für den Tipp! Schöne Festtage, cheers - Reto
Kommentar veröffentlichen