Heute habe ich das Vergnügen, die web-basierte Konferenzorganisations und -verwaltungssoftware CONTOO vorzustellen. Dieses Tool hilft dabei, wissenschaftliche Konferenzen zu planen und verwalten. Eine kurze Demo gibt es hier. Mein Eindruck beim Testen der Software Lösung war positiv - die Software ist sehr einfach zu bedienen, der Wizard hilft dabei alle relevanten Informationen zusammen zu stellen und kann auch ohne grosse Vorkenntnisse genutzt werden. Ich konnte meine eigene Konferenz innert Minuten erstellen :-).Mit wenigen Klicks lassen sich komplexe Registrierungsformulare bauen, die Referenten können Abstracts einreichen und die Homepage der Konferenz lässt sich auch auf einfache Art und Weise erstellen. Als erstes generiert man ein Formular, auf welchem sich die Teilnehmer für die Konferenz registrieren können. Dabei fällt ins Auge dass die gesamte Oberfläche mehrsprachig aufgebaut werden kann, natürlich auch mit den entsprechenden Bestätigungemails. Bei der Registration lassen sich im Weiteren verschiedene Preispläne hinterlegen (bspw. Early Bird).
Die Referenten können dann ihre Abstracts nach definierten Themenbereichen hochladen, Teilnehmer können die Texte formatieren, Dateien anhängen, Autoren benennen und Literaturangaben hinzufügen. Dies ist sehr praktisch um das Backoffice der Konferenz Administration zu entlasten.
Die elegante Darstellung der Konferenz ist meines Erachtens ein Killerfeature, nichts geht über eine professionelle und attraktive Darstellung. Mit Contoo lassen sich Dateien zum Download zur Verfügung stellen und entsprechende Zugriffsrechte vergeben. Die Informationen selber sind mit entsprechenden Suchabfragen rasch wieder zu finden, bspw. sortiert nach Teilnehmerdaten, Registrierungskonditionen oder Inhalt eines Abstracts. Aus den eingegebenen Daten kann dann auf einfache Art und Weise das komplette Programm der Veranstaltung generiert werden.
Natürlich gehört auch das Verwalten der eingegangenen Registrierungen, das Bearbeiten der Informationen und der Datenexport als PDF oder XML dazu. Der Export der gesammelten Daten ist meines Erachtens eine sehr wichtige Funktion. Diese können für die Nutzung in Excel oder zur Weitergabe an eine Druckerei aufbereitet werden.
Aktuell kann die Software gratis getestet werden, für eine reguläre Konferenz fallen dann zwischen 300 und 500 Euro an. Fazit: wer eine (wissenschaftliche) Konferenz zu organisieren hat wird mit dieser Lösung optimal bedient und unterstützt.








